Czy warto korzystać z wirtualnego biura?

Prowadzenie własnej firmy z jednej strony jest brama do innego lepszego życia, a z drugiej strony daje ogromną lekcje życia osobom nieprzygotowanym. Społeczeństwo postrzega przedsiębiorców jako osoby bogate, tymczasem rzeczywistość niejednokrotnie wygląda zupełnie inaczej. Przedsiębiorca z sektora mikro i małych przedsiębiorstw musi mocno się nagłówkować, bo po opłaceniu wszelkich kosztów związanych z działalnością, zostało mu jeszcze na przysłowiowy chleb. Kluczem do generacji większych dochodów, jest cięcie kosztów. Dlatego też coraz bardziej popularny jest pomysł na wirtualne biuro warszawa.  

Co to jest wirtualne biuro? 

Wbrew pozorom nie jest to kolejne, długoterminowo wynajęte biuro. Wirtualne biuro, czy też inaczej nazywane e-biuro to rodzaj usługi polegający na outsourcingu prac związanych z obsługa biura. Przedsiębiorcy nie musza być obecni w biurze, by była zachowana ciągłość w obsłudze korespondencji biurowej czy też innych czynnościach. Nie trzeba fizycznie wynajmować biura i ponosić chorendalnych kosztów wynajmu. Nie trzeba też zatrudniać pracowników, których obecność również stanowi duży koszt. Dlatego skorzystanie z usług biura wirtualnego może być bardzo dobrym rozwiązaniem, gdy w firmie jest konieczne cięcie kosztów, a obsługa biura sprowadza się do minimum. Jest to idealne rozwiązanie dla osób mogących wykonywać usługi za pomocą laptopa i dostępu do Internetu. Dzięki temu mogą chronić prywatny adres, a z drugiej strony nie ponosić dodatkowych kosztów związanych z wynajmem lokalu.  

Wirtualne biuro Warszawa to nic innego jak powierzchnie biurowe na wynajem, tzw. krótkoterminowy, zapewniające możliwość wykorzystania adresu, umieszczenia logo na budynku biura oraz obsługę biurową w postaci pracowników. Raporty branżowe podają, że w samej stolicy znajduje się około 5,5 mln m2 powierzchni biurowych. Statystyki pokazują, że wynajęcie biura nie jest takie tanie. W 2018 roku średnia cena za metr kwadratowy powierzchni biurowej w Warszawie to koszt między 52 – 95 zł miesięcznie. W porównaniu do zwykłych powierzchni biurowych, ich wirtualne odpowiedniki są opcją ekonomiczniejszą. Nie generują zbędnych kosztów, które na początku działalności mniejszych przedsiębiorców, stanowią zbędne obciążenie. Szczególnie, że informacje zawarte w statystykach pokazują, ze ponad 80% nowych firm zamyka się w pierwszych dwóch latach swojej działalności.  

Dla kogo wirtualne biuro?  

Teoretycznie, z wirtualnego biura, może korzystać każdy kto prowadzi firmę. Jednak niewyobrażalne jest delegowanie na zewnątrz obowiązku biurowego w firmie zatrudniającej już nawet 10 osób. Ciągły rozwój technologii pozwala jednak na pracę zdalną. Coraz więcej osób wybiera sobie pracę jako wolny strzelec używając jedynie laptopa i dostępu do sieci. Wirtualne biuro Warszawa często jest wykorzystywane przez mikro przedsiębiorców, którzy sami pracują na siebie. Wśród nich można wyróżnić copywriterów, headhanterów, start-upy oraz szeroko pojętych freelancerów. Osoby te trudnią się sprzedawaniem swoich usług, które są najczęściej usługami cyfrowymi. Nie wymaga to od nich większych powierzchni biurowych. Wirtualne biuro wykorzystują tez osoby, mieszkające na stałe za granica, a potrzebujące adresu w Polsce.  

Ogólnie rzecz ujmując, zakładając firmę w polskich warunkach, musi ona posiadać adres do korespondencji. Większość z nich jednak, nie chce ujawniać swojego adresu zamieszkania w ogólnie dostępnym rejestrze. Stąd możliwość korzystania z adresu udostępnionego przez wirtualne biuro jest bardzo komfortowym rozwiązaniem. Ponadto osoby rozpoczynające karierę młodego przedsiębiorcy, często nie posiadają własnego mieszkania. Wynajmując mieszkanie, istnieje potrzeba by uzyskać zgodę właściciela na możliwość rejestracji działalności gospodarczej w wynajmowanym mieszkaniu. Niestety większość właścicieli się nie zgadza na to. Ponadto od kiedy zniesiony został obowiązek meldunkowy ustalenie właściwego miejsca zamieszkania jest jedynie kwestia oświadczenia. W takiej sytuacji adres udostępniony przez wirtualne biuro Warszawa pozwala na ustalenie właściwej ordynacji podatkowej.  

Jakie możliwości daje wirtualne biuro?  

Każda firma świadcząca usługi wirtualnego biura posiada specjalne pakiety dostosowane do potrzeb klientów wynajmujących ich powierzchnię biurową. Przede wszystkim przedsiębiorca otrzymuje adres do rejestracji swojej firmy. Adres ten może również służyć do odbierania korespondencji, jako adres korespondencyjny. Pracownicy wirtualnego biura, mają za zadanie odebrać korespondencję przychodzącą do danego przedsiębiorcy. Jednocześnie powiadamiają przedsiębiorcę o nadejściu korespondencji. Istnieje również możliwość wykonanie prostych zadań biurowych przez pracowników wirtualnego biura polegające na skanowaniu czy kserowaniu dokumentów. Wirtualne biuro Warszawa to swego rodzaju prestiż. O wiele lepiej wygląda na wizytówce adres typu: Aleje Jerozolimskie, niż Wulka Mała. Można sobie spokojnie pracować w domu, a wszystkie rzeczy formalne załatwiać przez wirtualne biuro. Dla przedsiębiorców korzystających z tego rodzaju usługi, udostępniane jest biuro na spotkania z klientami, lub też sala konferencyjna. Salki konferencyjne są dużą zaletą, kiedy odbiorcą jest duża firma, gdzie decyzje o współpracy podejmuje kilka osób.  

Czy wirtualne biuro to legalne rozwiązanie?  

Choć wirtualne biuro Warszawa to rozwiązanie bardzo popularne to jednak budzące wiele kontrowersyjne. Jest bowiem grupa osób, która twierdzi, że nie jest to do końca legalne. Czy naprawdę tak jest? W tej kwestii stanowisko zajął nawet Naczelny Sąd Administracyjny. Sąd zauważył, że przy uwzględnieniu obecnej technologii oraz możliwości prowadzenia działalności z każdego miejsca, można również korzystać z biur wirtualnych czy też biur coworkingowych. Zgodnie z tymi założeniami, możemy zawrzeć umowę z wirtualnym biurem bez żadnych obaw. Należy jednak pamiętać, że przynależność podatkowa ze względu na Vat będzie zgodna z aktualnym miejscem zamieszkania, lub też miejscem zameldowania. Trzeba mieć to na uwadze.

Written by