Dlaczego archiwizacja dokumentów jest tak istotna?

Prowadzenie przedsiębiorstwa to nie tylko konieczność zadbania o realizację celów, zatrudnianie odpowiednio wykwalifikowanych pracowników czy działania marketingowe. To również wiele innych działań, które są uwarunkowane przez polskie praw. Jednymi z nich jest archiwizacja dokumentów, będąca obowiązkiem przedsiębiorców – daje wiele korzyści, jednak wymaga określonych działań. Sprawdźmy, dlaczego to tak ważna część działalności każdej firmy!

Archiwizacja dokumentów, czyli obowiązek przedsiębiorców

Zgodnie z polskim prawem, archiwizacja dokumentów to obowiązek wszystkich tych przedsiębiorstw, które w wyniku prowadzonej przez siebie działalności, produkują rozmaite pisma oraz dokumenty. Muszą być one przechowywane przez określony czas, a należą do nich wszelkiego rodzaju umowy kupna i sprzedaży, akta osobowe pracowników i wiele innych – oznaczane są one zwykle kategoriami A oraz B, gdzie tych pierwszych nie wolno niszczyć, a te drugie można, kiedy okazuje się, że nie są już niezbędne. Jak długo należy przechowywać dokumenty? Tutaj wszystko zależy przede wszystkim od rodzaju dokumentu – te księgowe należy archiwizować przez 5 lat, a np. związane z pracownikami dużo dłużej – te, będące podstawą do obliczenia emerytury czy renty, należy przechowywać nawet 50 lat!

W związku z tym każdy przedsiębiorca powinien zadbać o to, aby archiwizacja dokumentów w jego firmie była przeprowadzana kompleksowo i bezproblemowo. W przeciwnym razie może narazić się na kary – np. w sytuacji, gdy Urząd Skarbowy będzie domagał się wglądu w daną dokumentację, a firma nie będzie jej posiadała. W przypadku dużej liczby dokumentów, warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy pomogą w archiwizacji i pozwolą Ci uniknąć wszelkiego rodzaju kar.

Potrzebna archiwizacja dokumentów? Skorzystaj z pomocy specjalistów!

Na rynku funkcjonuje wiele firm, które oferują przechowywanie dokumentów – zarówno w wersji papierowej, jak i wirtualnej. Jeżeli bowiem chcesz, masz możliwość cyfryzacji swoich dokumentów, a co za tym idzie – korzystania z nich na komputerze. Jest to niezwykle wygodne i pozwala na uzyskanie maksymalnego porządku w zakresie przechowywania rozmaitych pism czy umów – oczywiście nawet w przypadku ogromnej ilości dokumentów papierowych, specjaliści korzystający z najnowocześniejszych maszyn, będą w stanie zadbać o cyfryzację dokumentów – Ty nie będziesz musiał robić nic, oszczędzając wiele czasu.

A jak wygląda archiwizacja dokumentów papierowych? Przede wszystkim specjaliści korzystają z najlepszych rozwiązań, dzięki którym możliwe jest odpowiednie zabezpieczenie dokumentów – zarówno przed czynnikami zewnętrznymi, jak również dostęp niepowołanych osób. W ten sposób masz pewność, że Twoje akta będą bezpieczne, a ich stan – nawet po kilkudziesięciu latach – będzie doskonały. Oczywiście będziesz również mieć dostęp do dokumentacji, a w razie takiej potrzeby firma zajmie się jej zniszczeniem – również przy zachowaniu największych standardów.

Najważniejsze? Znaleźć nowoczesną firmę archiwizacyjną!

Jeżeli więc chcesz zadbać o bezpieczeństwo swoich firmowych danych i ważnych pism, znajdź odpowiednich specjalistów, którzy zapewnią Ci fachowe usługi.

Written by