Wysyłka listów – zleć to zadanie firmie zewnętrznej!

Wiele firm każdego dnia boryka się z wysyłką korespondencji. Chociaż powszechnie używamy dziś innowacyjnych technologii, komputerów i Internetu, nie każdy dokument można wysłać e-mailowo, a nawet jeżeli można to zrobić, nie zawsze jest to tak skuteczne, jak wysłanie korespondencji listownej. Czy wysyłkę listów i paczek można sobie ułatwić? Oczywiście, że tak! Są na rynku firmy, które oferują profesjonalną wysyłkę poczty firmowej.

Wysyłka listów jest jedną z ważnych części codziennej pracy każdej firmy. Niektóre nie wysyłają dużej ilości listów, a jedynie te, które są konieczne – zawiadomienia do klientów, oryginalne dokumenty urzędowe. Są jednak takie firmy, które każdego dnia, albo kilka razy w tygodniu wysyłają bardzo duże ilości poczty papierowej. Często są to ulotki, zaproszenia, bony dla klientów, ale również gadżety reklamowe, a więc nie zwykłe listy, ale paczki. Wysyłka listów w firmie zajmuje wiele czasu. Jest to przygotowanie listów, zapakowanie, adresowanie, uzupełnienie książek nadawczych – klasycznych lub elektronicznych, a następnie zaniesienie listów na pocztę i nadanie ich. Każdego dnia zajmuje to dużo czasu, tym bardziej, że zazwyczaj na poczcie spotkać można spore kolejki.

Kto zajmuje się wysyłką listów w firmie?

Jest to kwestia bardzo indywidualna i zależy od wielkości firmy, ustalonego podziału obowiązków z indywidualnymi pracownikami, ale również z ilością wysyłanej korespondencji. Czasem zajmuje się tym wyznaczony pracownik w ramach swojej pracy, innym razem sekretarka działu, a jeszcze w innym przypadku wyznaczona tylko do tego zadania osoba. W każdym z tych przypadków wiąże się to z dodatkowymi kosztami oraz stratami. Jeżeli będzie zajmowała się tym osoba, która w biurze zajmuje się także innymi rzeczami, najprawdopodobniej nie będzie mogła skupić się na swojej pracy, która zawsze będzie zakłócone. W ten sposób efektywność jej działań będzie znacznie zmniejszona. Z kolei, jeżeli trzeba w firmie stworzyć specjalny etat dla osoby, która zajmuje się wysyłką listów, jest to oczywiście rozwiązanie bardzo kosztowne. Dlatego, niektóre firmy decydują się na outsourcing tego zadania. Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej to usługa oferowana przez wiele firm – jest to rozwiązanie o wiele tańsze niż etat w firmie oraz efektywne i wygodne.  

Co oferują firmy outsourcingowe?

Firmy outsourcingowe zajmujące się obsługą korespondencji często maja bardzo szeroki wachlarz usług. Oprócz wysyłki i listów i odbiorów ich, niektóre firmy zapewniają również pakowanie paczek, druk spersonalizowany, usługi poligraficzne, obsługę logistyczna dla e-commerce, obsługę agencji reklamowych, obsługę korespondencji masowej, a także organizację dokumentów. Jednak, do najczęściej wykorzystywanych usług zalicza się wysyłkę listów. Jak to się odbywa?

Jeżeli chodzi o pocztę wychodzącą, to najczęściej w skład takiej usługi wchodzi:

  • Odbieranie korespondencji z siedziby firmy,
  • Przygotowanie i uzupełnienie książek nadawczych,
  • Taryfikowanie korespondencji,
  • Nanoszenie opłat pocztowych,
  • Dostarczenie korespondencji na pocztę,
  • Nadanie korespondencji.

Jeżeli zachodzi taka konieczność, firma może przygotować również listy do wysyłki, zwłaszcza jeżeli mają to być listy standardowe, np. zaproszenia czy ulotki. Możliwe jest także przygotowanie spersonalizowanych kopert do klientów. Firmy outsourcingowe działają bardzo profesjonalnie, dbając o ochronę danych osobowych.

Jeżeli prowadzisz firmę i każdego dnia zmagasz się z korespondencją, warto przemyśleć skorzystanie z usług firmy outsourcingowej w zakresie obsługi korespondencji wychodzącej i przychodzącej. Oferty ich są bardzo korzystne pod względem finansowym, ale też wygodne. Dzięki tym usługom można znacznie usprawnić działania firmy. Sprawdź, czy w Twojej okolicy działa taka firma!

Written by